Quelles sont les formalités à accomplir?
D’abord vous inscrire comme utilisateur
Inscription proprement dite
Avant de commander des titres-services, vous devez d’abord vous inscrire auprès de Sodexo. L’inscription est gratuite et peut se réaliser de différentes manières :
Par internet: http://www.titres-services-onem.be
Au moyen d’un formulaire d’inscription (Vous pouvez vous le procurer auprès des agences locales pour l’emploi (ALE), auprès des entreprises agréées, en le téléchargeant sur le site Internet:http://www.titres-services-onem.be ou en demandant un exemplaire par téléphone au numéro suivant : 02 547 54 95).
Le formulaire d’utilisateur complété doit être renvoyé à Sodexo par fax (02 547 54 96) ou par courrier (Voir adresses dans «Souhaitez-vous plus d’informations ?»).
En retour, vous recevez une lettre de confirmation d’inscription avec un numéro d’inscription et un mot de passe que vous devez conserver.
Choix du profil des titres-services
Lors de cette inscription, vous choisissez votre profil: soit les titres-services papier, soit les titres-services électroniques.
A partir du 1er avril 2012, les entreprises agréées devront faire usage des deux formes de titres-services et devront vous proposer aussi bien les titres-services papiers que les titres-services électroniques.
Vous devez faire un choix, vous ne pouvez utiliser les deux profils en même temps. Il n’est pas possible de payer une prestation avec des titres-services papier et avec des titres-services électroniques. Ces deux types de titres-services ont la même valeur, sont destinés aux mêmes activités et sont soumis aux mêmes dispositions réglementaires.
Vous pouvez consulter la liste des entreprises agréées sur le site Internet: http://www.titres-services-onem.be .
Pour pouvoir utiliser les titres-services électroniques, vous devez disposer au moins d’un téléphone ou d’un GSM (que vous mettrez à disposition du travailleur). Il est utile – mais pas indispensable – de disposer également d’un PC avec connexion internet.
Vous pouvez obtenir de plus amples informations concernant les titres-services électroniques, sur le site Internet: http://www.titres-services-onem.be ou en téléphonant à Sodexo (02 547 54 95).
En cas d’insatisfaction ultérieure quant au profil choisi, vous pouvez, si votre entreprise utilise les deux profils de titres-services, passer d’un profil à un autre (des titres-services papier aux titres-services électroniques ou vice-versa). Il suffit simplement que vous modifiez votre profil.
Puis contacter une entreprise agréée.
Les activités titres-services sont effectuées par des travailleurs occupés dans des entreprises spécifiquement agréées dans le cadre du régime des titres-services. Il s’agit d’entreprises commerciales ou non commerciales (CPAS, ASBL,…) agréées par les autorités fédérales.
Certaines entreprises ne sont agréées que pour un type d’activité. Vous devez donc faire appel à une entreprise agréée pour le type de services que vous souhaitez faire effectuer (aide ménagère, repassage, transport,..).
Les entreprises agréées peuvent opter uniquement pour le système des titres-services papier ou pour le système des titres-services papier et des titres-services électroniques. Si vous souhaitez utiliser les titres-services électroniques, vérifiez si l’entreprise agréée avec laquelle vous êtes en relation, offre ce système.
La liste des entreprises agréées par secteur d’activité et par code postal peut être consultée sur le site Internet http://www.titres-services-onem.be. Cette liste mentionne également si l’entreprise a opté ou non pour le système des titres électroniques.
Les Agences locales pour l’Emploi (ALE) peuvent également vous informer à ce propos.
Certaines entreprises vous feront signer une convention d’utilisateur. Lisez-la attentivement avant de la signer.
Ensuite commander des titres-services
Quelle que soit la forme du titre-service choisie (papier ou électronique), pour commander les titres, il vous suffit de verser 9 EUR par titre-service sur le compte bancaire dont le numéro vous est communiqué par Sodexo dans le courrier de confirmation de votre inscription. La commande minimale est de 10 titres-services (soit 90 EUR).
Chaque personne (majeure) peut acquérir au maximum 500 titres-services par année civile (du 1er janvier au 31 décembre).
Un ménage peut acquérir au maximum 1.000 titres-services par année civile. Est considéré comme ménage l’ensemble des personnes qui sont inscrites à la même adresse suivant le certificat de composition de ménage.
Quelques exemples:
Au regard des compositions de ménage:
- Une personne qui habite seule peut commander 500 titres-services par année civile;
- Deux personnes domciliées à la même adresse peuvent chacune commander 500 titres-services par année civile.
- Un enfant majeur et ses parents, tous les trois domiciliés à la même adresse peuvent commander au maximum 1.000 titres-services par an.
- Quatre personnes majeures domiciliées à la même adresse peuvent commander 1.000 titres-services par an.
- Pour les personnes handicapées, les parents d’un mineur handicapé, les personnes âgées qui bénéficient d’une allocation pour l’aide aux personnes âgées et les familles monoparentales avec un ou plusieurs enfants à charge, le nombre maximum de titres-services par an est relevé à 2.000, moyennant l’introduction des attestations nécessaires. Le plafond de 1.000 titres-services par ménage ne s’applique pas pour les personnes mentionnées ci-dessus.
- Aperçu des exceptions à la règle de commande de maximum 500 titres-services
L’utilisateur handicapé
Conditions Attestation à fournir à la société émettrice (SODEXO) Attestation à fournir à l’ONEM (Service de proximité)
Être reconnu par l’autorité régionale compétente Lors du dépassement des 500 titres-services: attestation de l’autorité régionale compétente.
Bénéficier de l’une des allocations prévues
Être reconnu par la Direction générale personnes handicapées du SPF Sécurité Sociale Lors du dépassement des 500 titres-services : attestation de la direction générale Personnes handicapées.
S’être vue reconnaître au moins 7 points sur l’échelle d’autonomie reprise en annexe à l’arrêté ministériel du 30 juillet 1987 fixant les catégories et le guide pour l’évaluation du degré d’autonomie en vue de l’examen du droit à l’allocation d’intégration. Lors du dépassement des 500 titres-services : attestation de la direction générale Personnes handicapées.
L’utilisateur avec un enfant handicapé.
Conditions Attestation à fournir à la société émettrice (SODEXO) Attestation à fournir à l’ONEM (Service de proximité)
Bénéficier d’une allocation familiale majorée
> Lors du dépassement des 500 titres-services: attestation de la Caisse d’allocations familiales
Être reconnu par l’autorité régionale compétente
> Lors du dépassement des 500 titres-services: attestation de l’autorité régionale compétente
S’être vue reconnaître au moins 7 points sur l’échelle d’autonomie
> Lors du dépassement des 500 titres-services : attestation de la direction générale Personnes handicapées.
L’utilisateur, famille monoparentale
Conditions Attestation à fournir à la société émettrice (SODEXO) Attestation à fournir à l’ONEM (Service de proximité)
Qui répond aux conditions visées à l’article 133, 1°, du Code des Impôts sur les Revenus 1991
Isolé avec enfants à charge y compris la garde alternée
(art. 133, 1° CIR 1992) En cas de dépassement des 500 titres: déclaration sur l’honneur selon modèle ONEM Copie déclaration sur l’honneur selon modèle ONEM
+
Attestation émise par le contrôle de contributions directes dont il relève
Qui habite seul avec son ou ses enfants dont au moins un est âgé de moins de 18 ans
Isolé avec au moins un enfant de moins de 18 ans En cas de dépassement des 500 titres: déclaration sur l’honneur selon modèle ONEM Copie déclaration sur l’honneur selon modèle ONEM
+
Attestation de composition de ménage délivrée par son administration communale
est allocataire d’allocations familiales et qui habite seul
Selon la caisse d’allocations familiales: bénéficie des allocations familiales
+
Selon la commune: isolé En cas de dépassement des 500 titres: déclaration sur l’honneur selon modèle ONEM Copie déclaration sur l’honneur selonmodèle ONEM
+
Attestation de la caisse des allocations familiales
+
Attestation de composition de ménage établissant qu’il habite seul
Votre numéro d’utilisateur (mentionné dans votre lettre de confirmation d’inscription), doit impérativement et seulement être mentionné en communication structurée sur tout versement ou virement. Ne mentionnez surtout rien de plus en communication.
Vous ne pouvez pas donner mandat à l’entreprise pour commander des titres-services (vous pouvez cependant donner mandat à d’autres personnes).
A la suite à ce payement, vous recevez:
Soit des titres-services papier par la poste. Ces titres sont envoyés par Sodexo dans les 3 jours ouvrables après réception de votre paiement. Vous devez donc compter une semaine entre votre paiement et la réception de vos titres. Les titres-services papier sont imprimés avec votre nom ainsi que la date limite d’utilisation du titre-service.
Soit des titres-services électroniques dans votre portefeuille électronique immédiatement après réception de votre paiement par Sodexo.
Votre portefeuille de titres électroniques est consultable:
sur le site internet de Sodexo: vous pouvez accéder à votre espace privé via votre numéro d’identification et votre mot de passe que vous recevez par mail par téléphone via le 02 547 54 92
Tous les titres-services (papier ou électronique) sont valables 8 mois à dater du mois suivant le mois d’émission. Vous ne pouvez plus payer des prestations de travailleurs au moyen de titres-services, en demander l’échange ou le remboursement si la date de validité est expirée. Cette date de validité est indiquée sur les titres-services papier et est indiquée dans votre portefeuille électronique (voir cependant le point «demander l’échange ou le remboursement»).
Demander l’échange ou le remboursement
Toute demande de remboursement doit avoir lieu dans la période de validité du titre-service. Les titres-services qui sont toujours valables et pour lesquels l’utilisateur demande le remboursement après le 31 décembre de l’année dans laquelle ils ont été émis ne peuvent être remboursés qu’à concurrence de 70% du prix d’achat.
Toute demande d’échange de titres-services contre de nouveaux titres-services avec une nouvelle durée de validité doit avoir lieu dans la période de validité du titre-service. Sodexo facture des frais administratifs pour le remboursement ou l’échange des titres (0,25 EUR par titre-service échangé et 0.25 EUR par demande pour un remboursement, peu importe le nombre de titres-services remboursés).
Dans le cadre de l’aide à la maternité, les utilisateurs ne peuvent pas demander le remboursement des titres-services non utilisés ou perdus. Pour plus d’informations sur l’aide à la maternité, veuillez vous référer à la rubrique «Souhaitez-vous plus d’informations?».
Faire prester les travailleurs
Les modalités pratiques des prestations (fréquence et moment des prestations, travailleur,…) doivent être fixées de commun accord entre l’entreprise agréée et vous-même. Les travailleurs prestent leurs activités dans les liens d’un contrat de travail avec l’entreprise agréée.
Confirmer les prestations et payer
Rôle de chaque intervenant:
Titres-services papier:
- Le chèque doit être complété recto-verso. L’utilisateur complète le recto et le verso est complété par le travailleur et par l’entreprise agréée.
-
L’utilisateur (vous-même) date et signe un titre-service par heure de travail prestée et le(s) remet à l’entreprise (par exemple : via le travailleur) lorsque les prestations ont eu lieu. L’entreprise ne peut pas vous représenter pour signer et dater le titre-service (vous pouvez éventuellement donner mandat à une autre personne pour ces démarches).
Le travailleur indique son identité et signe le ou le(s) titres-services; - L’entreprise agréée indique ses propres coordonnées sur les titres-services et les transmet à la société émettrice Sodexo en vue du remboursement.
Titres-services électroniques:
Le travailleur enregistre ses prestations via le numéro 0800 40 089 après avoir terminé ses prestations. Il doit appeler à partir de votre téléphone (ou éventuellement votre GSM), ce qui permet de vous identifier. Ces informations sont directement à disposition de l’entreprise agréée, par voie électronique. Si vous ne disposez pas d’une ligne fixe et que vous ne pouvez laisser de téléphone mobile à disposition du travailleur, l’entreprise agréée peut enregistrer manuellement les prestations effectuées;
L’entreprise agréée reçoit directement les informations par voie électronique. Ces informations sont validées ou modifiées par l’entreprise dans un délai de 5 jours ouvrables à compter du jour de la prestation. Si l’entreprise n’a pas réagi endéans ce délai, la validation est automatique;
L’utilisateur (vous-même) confirme ou conteste la prestation entre le 5ème et le 9ème jour ouvrable à partir de la date de la prestation. Vous pouvez effectuer cette démarche avant le 5ème jour ouvrable si l’entreprise agréée a déjà validé la prestation. Si vous n’intervenez pas, la prestation est automatiquement confirmée après 9 jours et le paiement est effectué dans la mesure où votre portefeuille électronique contient un nombre suffisant de titres-services valables.
Attention, en cas de modification de l’encodage effectué par le travailleur via votre téléphone ou en cas d’encodage manuel par l’entreprise des prestations, les prestations ne sont pas automatiquement confirmées. Vous devez, donc, confirmer manuellement ces prestations avant la date de fin de validité de vos titres-services. Vous ne pouvez pas donner mandat à l’entreprise pour effectuer ces démarches (vous pouvez cependant donner mandat à d’autres personnes).
L’entreprise agréée demande le remboursement des prestations à Sodexo.
Par conséquent, si vous optez pour les titres-services électroniques, il vous suffit de commander régulièrement les titres-services et de consulter de temps en temps le solde de votre portefeuille électronique. Vous êtes prévenu par mail lorsqu’il ne reste plus que 5 titres-services dans votre portefeuille électronique.. Après chaque paiement, vous recevez un mail attestant que la prestation a été correctement payée et donnant le solde de votre portefeuille électronique.